Avec les nouveaux modes de travail, nos habitudes ont changé, notamment en ce qui concerne les lieux de réunion et de convivialité pour les équipes. Dans le cadre du Club RH, nous sommes allés à la rencontre de Victor Carreau, co-fondateur de Comet Meetings, qui nous en dit plus sur le sujet de la réunion de demain.

Pourriez-vous présenter Comet Meetings ?

Comet Meetings ce sont des lieux de réunion (teambuilding, séminaire, Comex, afterwork) de nouvelle génération, implantés au cœur de Paris, Bruxelles et bientôt Madrid, et pensés pour encourager la collaboration et la créativité des équipes grâce à une déco unique et atypique, avec des services haut de gamme (restauration, wellness) et un prix tout compris accessible à tous. Avec Maxime et Nicholas, nous avons fondé Comet il y a tout juste cinq ans, afin de répondre aux besoins des organisations souhaitant se réunir : l’enjeu d’aujourd’hui c’est de moins se voir, mais mieux se voir. L’expérience Comet Meetings est donc la somme de 3 ingrédients clés. Des lieux exceptionnels, situés en centre-ville et pensés pour favoriser la créativité, la productivité et la convivialité des personnes qui s’y réunissent. Un service haut de gamme et un accompagnement expert sur le contenu, pour rendre chaque réunion unique, efficace et productive. Un prix tout compris et par personne, moitié moins cher que ce que propose l’hôtellerie.

Vous avez mené une étude sur le retour au bureau auprès de salariés français. Quels en sont les principaux enseignements ?

Le télétravail, bien qu’ayant offert de nombreux avantages dans notre quotidien, a affiché ses limites. Celles-ci sont particulièrement présentes lorsqu’on considère la créativité et la sociabilisation – un salarié sera sans doute très productif en télétravail dans la quantité de travail fourni mais une part de collaboration, essentielle pour tout business, va lui manquer. Ce sont d’ailleurs 38 % des actifs qui observent une performance accrue depuis leur retour au bureau, que ce soit en raison du cadre ou de l’interaction retrouvée avec ses collègues. De plus, la « traditionnelle réunion » fait partie du paysage d’entreprise pour trois quarts d’entre eux. Ce qui est cependant paradoxal, c’est que seuls 27% ont indiqué avoir bénéficié de moments de collaboration depuis le retour au bureau et ce alors que plus de 50 % aspirent à participer à de tels événements – des réunions, des séminaires ou encore des sessions de ‘team building’ en dehors de leur lieu de travail habituel. On peut donc tirer le constat que les mesures pour soutenir la collaboration et la sociabilisation entre salariés restent insuffisantes, avec près de deux français sur trois (64 %) affirmant qu’aucune mesure n’a été prise au sein de leur entreprise. Ce que la crise nous a appris, c’est que plus il y a de distanciel, plus il faut du présentiel pour garder le lien. Que la culture d’une entreprise peut survivre et s’adapter au morcellement des lieux de travail, mais que pour résister et rester solide, elle doit passer par des moments en groupe, dans une unité de lieu. Fait notable, ce sont les entreprises les plus digitalisées qui font le plus de séminaires. Il semble y avoir un vase communiquant entre réduction des surfaces de bureau d’une entreprise, et augmentation de ses dépenses événementielles.

Avez-vous des exemples d’entreprises pour qui le retour au bureau a eu un impact sur la performance ?

Les exemples ne manquent pas !  Le retour au bureau a été l’occasion de procéder à des réorganisation internes comme chez Fret SNCF par exemple, où le retour au bureau a coïncidé avec l’aménagement de nouveaux espaces, conçus pour le flex office. L’adoption d’une solution « hybride », en se réunissant notamment dans nos tiers-lieux, a permis de stimuler à la fois la convivialité, la créativité, les échanges. Avec Pretto, un service de courtier augmenté en pleine croissance, nous avons été sollicités pour asseoir leur culture d’entreprise et assurer l’intégration des nouvelles recrues. En organisant des sessions de ‘team building’ dans un cadre différent du quotidien, l’interaction a été facilitée et la sociabilisation entre leurs équipes s’est avérée concluante. Ceci nous rappelle l’importance des réunions qui sont des moments essentiels, pour orienter sa stratégie notamment. Chez L’Oréal, ce ne sont pas les occasions de se réunir qui manquaient mais le temps pour travailler sur les sujets de fonds. En se retrouvant dans un cadre hors-site, leurs équipes ont pu s’isoler des « bruits » du quotidien au bureau et ainsi avancer sur des projets d’envergure, poursuivant sereinement leur activité. Ceci illustre l’efficacité que le retour au bureau procure à la productivité des collaborateurs. Une efficacité qui conduit à un taux élevé de récurrence parmi nos clients, à l’instar de l’agence immobilière équitable Proprioo qui depuis leurs premiers workshops chez Comet, insuffle une dynamique à ses projets de manière mensuelle !

Malgré ce besoin de retour au bureau pour de nombreux salariés, le télétravail reste plébiscité par la majorité d’entre eux à raison de 2 à 3 jours par semaine. Dans quel cadre va-t-on plutôt privilégier l’un ou l’autre mode de travail – voir passer à un mode hybride ?

C’est une révolution du travail sans précédent que nous vivons. Beaucoup de dirigeants d’entreprise ont constaté un désengagement de leurs équipes, une hausse du turnover et expriment le besoin de recréer une dynamique de groupe à l’heure où l’activité économique se relance intensément. Cela passe par un environnement de travail optimisé, évidemment, mais également par une capacité à recréer des moments efficaces de travail collaboratif lors des réunions. Tout le monde a réalisé qu’il n’était peut-être pas utile de se rendre au bureau 5 jours sur 5, mais aussi, que les moments de collaboration et de sociabilisation – mis à mal pendant les confinements – étaient cruciaux dans nos quotidiens et ne pouvaient bien se réaliser à distance. Aujourd’hui, segmenter le distanciel et le présentiel, et tirer le meilleur parti des deux, est selon nous devenu un enjeu primordial pour les entreprises.

Avec les nouveaux modes de travail hybrides – comment se passera désormais une journée ‘type’ pour un collaborateur ? Les espaces de bureaux « traditionnels » font-ils encore sens dans leur forme actuelle ou doivent-il passer par une refonte en profondeur ?

Désormais, nous irons au bureau pour nous réunir, pour collaborer et pour des moments de convivialité. Dès lors, ajouter un coin café ne suffira plus, il s’agira de repenser les espaces et services de bureau, de revoir aussi la façon dont on se réunit mais également d’optimiser le contenu et le format de ces réunions. Alors seulement les entreprises pourront s’assurer une rétention et attraction des talents, combinée à une productivité optimale des équipes. Tout ce que l’on pourra faire seul on le fera chez soit – les bureaux deviendront un lieu de rencontre et pourquoi pas de réunion. Mais surtout : de réunions utiles. Pour répondre à ces enjeux, nous avons développé notre deuxième activité, Hospitality by Comet, qui s’adresse aux propriétaires de bureaux. Nous les aidons à repenser leurs actifs en véritables lieux de vie, avec une expérience client inspirée de celle de l’hôtellerie, c’est-à-dire une large gamme de services proposée et la possibilité de les payer à l’usage. Cela permet à leurs locataires de bénéficier de nombreux avantages et d’une plus grande flexibilité. Sur cette offre, nous avons désormais un peu moins de 300 000 m2 sous gestion à Paris avec quatre bâtiments différents.

Vous parliez de « réunion utile » – comment la définiriez-vous aujourd’hui la recette d’une « bonne réunion » ?

Ancien consultant en stratégie dans une grande entreprise, j’enchainais les réunions au fil de la journée. Ce qu’il faut savoir, c’est que le mot « réunion » c’est un mot valise : il y en a qui sont cruciales mais d’autres qui sont simplement inutiles. N’oublions pas qu’un cadre passe en moyenne 17 ans de sa carrière en réunion et que beaucoup sont « inefficaces ». La réunion utile, c’est celle qui aboutit sur une décision stratégique, impactant l’entreprise et ses équipes au cœur de leur activité. Ce qui pose le plus grand défi d’une réunion, c’est le cadre, mais pas seulement. Le lieu, le service, le contenu sont également à prendre en compte. En tout, on ne dénombre pas moins d’une centaine de facteurs qui peuvent influencer la qualité d’une réunion. Outre les aspects tangibles et visuels, les éléments du « contenant », il y a également l’interaction entre les collaborateurs réunis – un simple instant d’inattention de l’un d’entre eux peut conduire à un résultat amoindri. Il est donc essentiel de mettre en place des solutions qui vont optimiser l’attention, la réflexion et plus globalement le bien-être des individus présents dans cette « recette » de la réunion idéale. C’est l’objectif des séances « Wellness » inspirées du yoga et que Comet propose par le biais de ses coaches, intervenant régulièrement. Les services, que ce soit le bien-être ou même la restauration, sont des éléments complémentaires clés. Une fois tous ces éléments inclus, on pourra se dire qu’on a abouti à une « bonne réunion », lorsque les prochaines étapes sont définies, ce qui n’est actuellement le cas que 1 fois sur 2 en moyenne. Une réunion, c’est un point de départ : les rôles et leurs missions doivent y être clairement définis dans un souci de réussite des objectifs de l’entreprise. 

Quel est selon vous l’avenir de la réunion. Comment est-elle amenée à évoluer ?

La réunion doit avoir lieu uniquement si elle fait du sens. Comme le travail de production pourra désormais se faire seul, nous pourrons dès lors nous restreindre à des moments de réunions que lorsque l’on en a besoin, et nous le ferons bien. A ce titre, nous avons d’ailleurs sorti un guide avec les 60 conseils sur comment réussir sa réunion : la Cométhode. Le premier conseil c’est de se demander si l’on a réellement besoin de se réunir. Si c’est le cas, alors il faut que « l’avant », le « pendant » et « l’après » soient réfléchis et c’est là que les entreprises ont besoin d’un accompagnement qui pourra appuyer la réflexion à ce sujet.

Comet Meetings a récemment ouvert son premier tiers-lieu à Bruxelles, après les cinq premiers ouverts à Paris. Comment voyez-vous l’évolution sur ces deux marchés ? Des différences culturelles sont-elles à considérer d’un pays à l’autre dans le développement des services proposés ?

Nous avons ouvert notre premier lieu à l’international en septembre, à Bruxelles. Et bientôt, en printemps 2022, ce sera Madrid (mais nous ne comptons pas nous arrêter là…). Au-delà des habituelles différences culturelles d’un pays à l’autre, nous avons observé que la crise sanitaire a surement homogénéisé les habitudes des « travailleurs ». À titre d’exemple, à Bruxelles, avant la crise, 45 % des belges échangeaient “de temps à autre” leur lieu de travail habituel contre une alternative (télétravail, coworking, tiers-lieux). On constate désormais une hausse frappante. En effet, une récente étude de SD Worx montre que désormais 62% des travailleurs Bruxellois travailleront bel et bien à domicile après la crise. Pour autant, malmenés par des semaines de distanciation sociale, deux tiers des employés disent avoir pris conscience de l’importance des interactions physiques avec leurs collègues, selon une étude de Tempo Team, que ce soit pour leur motivation mais aussi leur plaisir à travailler.