Lors de la mise en place des titres-restaurant, les RH ou dirigeants d’entreprise se posent souvent cette question : quand faut-il distribuer les TR aux salariés ? Le calendrier d’attribution soulève des interrogations fréquentes au sein des services RH : est-ce qu’il y a une date précise à ne pas dépasser ? Peut-on les donner en début de mois, en fin de mois, ou a posteriori ? Voici les règles essentielles à connaître.

Le délai d’attribution des titres repas : que dit la réglementation ?

Il n’existe pas de texte légal ou réglementaire fixant une date précise de distribution des titres-restaurant. Cependant, les règles d’usage et les consignes de l’URSSAF imposent que les titres soient attribués uniquement pour les jours de travail réellement effectués. Cela exclut toute distribution anticipée sans contrôle du temps de présence.

Les titres doivent donc être remis après que la période de travail a été accomplie, ou selon un système permettant d’en ajuster le nombre (déduction des absences, jours de télétravail exclus, congés, etc.).

Verser les TR : avant ou après la période de travail ?

En pratique, il y a 2 options qui sont principalement observées dans les entreprises :

• La distribution en fin de mois : les titres sont versés après la vérification des jours réellement travaillés. C’est la méthode la plus conforme et sécurisante pour l’employeur.
• La distribution en début de mois : possible à condition de prévoir un ajustement (déduction en cas d’absence, report, etc.). Cette approche suppose une vigilance dans le suivi RH.

Dans tous les cas, il faut obligatoirement que le nombre de titres remis corresponde aux jours ouvrés travaillés sur la période, hors congés, arrêts maladie, télétravail exclu (sauf décision contraire de l’employeur).

Calendrier de versement en entreprise : les bonnes pratiques RH

Les services RH peuvent choisir de verser les titres-restaurant :

• Mensuellement : à date fixe, souvent en même temps que le bulletin de paie, ce qui facilite le traitement administratif.
• Hebdomadairement ou bimensuellement : dans les secteurs à forte rotation (intérim, BTP, hôtellerie-restauration), cette fréquence peut être mieux adaptée.

Quel que soit le rythme retenu, nous vous recommandons de formaliser la procédure d’attribution dans une note interne, une charte ou un accord collectif, précisant le mode de calcul, les exclusions et le calendrier de distribution.

Et en cas de fin de contrat ou d’absence ?

Lors du départ d’un salarié, les titres-restaurant doivent être remis pour les seuls jours effectivement travaillés. Aucun versement n’est exigé pour la période de préavis non effectué ou de suspension du contrat.

De même, les absences non rémunérées (arrêt maladie, congé sans solde, etc.) doivent être déduites du calcul. Le traitement doit rester équitable et conforme aux consignes de l’URSSAF pour éviter tout redressement.

Versement dématérialisé : quels délais appliquer ?

Avec les titres-restaurant dématérialisés, les délais de chargement sur la carte sont plus souples. Le montant peut être crédité à la fin du mois en fonction du nombre de jours travaillés, souvent de façon automatisée par le prestataire via un lien avec les logiciels de paie ou de gestion du temps.

Ce système offre une meilleure traçabilité et permet aux RH d’éviter les erreurs de calcul ou de distribution anticipée.

Enfin, attention : un versement décalé trop important ou irrégulier pourrait être interprété comme un manquement à l’égalité de traitement entre salariés. Nous vous conseillons d’être rigoureux quant à la date de versement, conformément à votre note interne, et de ne pas trop décaler dans le temps la distribution en cas de retard (jours fériés, ponts, circonstances spécifiques de type déménagement d’entreprise etc).