Que ce soit en présentiel ou en distanciel, l’onboarding RH, une des grandes tendances RH 2022, est devenu essentiel pour le maintien de la productivité et des performances de l’entreprise. L’onboarding regroupe un ensemble d’activités permettant l’accueil des nouveaux salariés. Ce processus d’intégration est essentiel pour le collaborateur afin de créer rapidement des liens avec les membres de l’équipe, de se familiariser au nouvel environnement de travail et donc d’entreprendre son nouveau poste sereinement et avec engagement. 

A l’ère de la transformation digitale, la modernisation des processus d’onboarding  connaît un profond mouvement. Elle a pour principale utilité le gain de temps pour se consacrer davantage à l’humain mais offre également d’autres bénéfices : un parcours précis et personnalisé, facile à mettre en place, ainsi qu’une collecte et mise à jour des données et rapports utilisés pour améliorer les parcours collaborateurs.

Pré-onboarding : Automatisation des tâches administratives chronophages 

À chaque nouvelle recrue, il faut préparer et éditer le contrat de travail, le livret d’accueil, la carte de transport, la mutuelle et le règlement intérieur. Il faut également s’occuper de la récupération et de la transmission des informations nécessaires pour établir la déclaration préalable à l’embauche et la future rémunération.

Les RH ont également pour mission d’écrire et envoyer un mail à l’ensemble des collaborateurs pour les informer de l’arrivée d’un nouveau salarié et faire de même en préparant un mail de bienvenue au nouveau collaborateur.

En automatisant toutes ses démarches et en digitalisant le parcours d’intégration, les RH peuvent consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la formation et la montée en compétences des collaborateurs ou encore la qualité de vie au travail. 

En effet, certains logiciels RH comme Poplee Core RH ou encore Factorial intègrent le modèle de contrat de travail et les attestations diverses. Ainsi, il n’ y aura plus qu’à générer le contrat et les attestations pour chaque salarié en seulement quelques clics. Cette digitalisation permet aux RH de faire signer le contrat de travail en ligne. Plus besoin d’attendre le premier jour pour officialiser la collaboration.

Personnalisation de l’expérience d’onboarding

Pour garantir un onboarding réussi, chaque procédure, qu’elle se fasse en présentiel ou à distance, se doit d’être personnalisée, collaborative et en phase avec les attentes exprimées par le collaborateur à travers sa lettre de motivation ou au cours de l’entretien d’embauche. 

Il est essentiel de les accompagner et de les soutenir individuellement en leur fournissant des informations adaptées à leur poste, en respectant leurs besoins et leur rythme. 

Il est important que le processus d’onboarding tienne compte des types de contrat. L’intégration d’une stagiaire de fin d’étude ne se déroule pas de la même manière que celle d’un nouveau cadre. Pour des contrats à durée déterminée sans possibilité de prolongation, l’off-boarding se fera avec plus de soin afin que le collaborateur devienne un ambassadeur de la marque de l’entreprise. Dans le cas d’un CDI, il est indispensable d’insister sur les étapes qui permettent de fidéliser le collaborateur. 

Certaines entreprises permettent, par exemple, au nouveau collaborateur de choisir l’horaire, le contenu et les méthodes de leur formation. Donner suffisamment de liberté et de flexibilité lui permettra de progresser à son propre rythme mais également de se sentir à l’aise au sein de l’entreprise dès le début. 

Un meilleur suivi de l’avancée de l’onboarding RH grâce au digital 

Faire un point régulièrement et suivre l’avancée de l’onboarding permet d’aider le nouveau collaborateur à rester motivé et engagé. Le rôle des RH est de veiller à ce que le parcours d’intégration se déroule comme prévu et que le nouveau collaborateur ne se sente pas en difficulté.

Des outils de gestion comme Notion ou Trello permettent aux RH de constituer une liste exhaustive des principales tâches à effectuer pendant la période d’intégration : 

• Accueil chaleureux et enthousiaste à son arrivée autour d’un petit déjeuner pour fidéliser la nouvelle recrue d’entrée de jeu

• Réunions informelles, plus décontractées sous forme de coffee chat avec les membres de l’équipe pour créer des liens
• Formations prévues le premier jour pour se familiariser avec les outils
• Prises de feedback à travers des questionnaires de satisfaction, sondages et échanges réguliers pour les semaines qui suivent l’arrivée du nouveau collaborateur afin de mesurer au quotidien le bien-être de ce dernier.
• Prévision du bilan d’intégration qui fera figure de rapport d’étonnement. Cela permet aux RH de valider le succès de cette première étape, d’ajuster ce qui doit l’être et d’être certain que tout est clair pour le nouveau collaborateur, que ce soit sur le fonctionnement de l’entreprise ou ses missions. 

Les RH peuvent également réaliser des to-do list grâce à ces outils pour les collaborateurs : 

• Prise de poste : installation au niveau du bureau, vérification du matériel informatique, accès informatiques (codes d’accès, connexion internet, connexions réussies aux différents logiciels et outils digitaux, accès à la boîte mail …)
• Prise de connaissance de l’organigramme, et de tous les documents concernant l’entreprise 
• Rencontre avec le responsable et/ou le chef d’entreprise
• Rencontre avec le mentor qui l’accompagne durant toute la période de l’intégration 
• Coffee chat avec les membres de l’équipe

En centralisant cette activité, le collaborateur coche les cases des tâches déjà réalisées et les RH suivent tranquillement l’avancée du parcours d’intégration. En effet, l’outil est mis à jour de façon à ce que les RH puissent voir en un clic les actions et étapes que le collaborateur a validées, et celles qui lui reste à faire. Gain de temps et réduction du stress garantis !

La communication est primordiale notamment lorsqu’un nouveau collaborateur intègre une équipe qui fonctionne et tourne depuis un certain temps. Les outils de communication digitaux comme Slack permettent aux collaborateurs de poser des questions directement de son bureau aux interlocuteurs concernés et par conséquent d’améliorer son intégration au sein de l’entreprise. 

La digitalisation pour plus d’autonomie au sein de l’entreprise

Lors de l’intégration d’une nouvelle recrue, il est nécessaire de mettre en place certaines formations afin de garantir la productivité pour l’entreprise. Cependant pour le formateur, les différentes missions peuvent sembler tellement évidentes que certaines informations pertinentes peuvent passer à la trappe ! 

Pour éviter ce risque, intégrer une plateforme digitale de formation peut être judicieux afin de couvrir tous les éléments clés de la formation aussi bien par rapport au fonctionnement de l’entreprise que par rapport au poste en lui-même ! Submergé par la quantité de nouvelles informations à intégrer durant son adaptation, la digitalisation de cette étape de l’onboarding permettra à la nouvelle recrue de gagner en autonomie. 

Il pourra par exemple suivre les parcours de formation à son rythme et autant de fois qu’il le souhaite en temps voulu. 

Le digital, un puissant levier de la stratégie marque employeur 

Le digital est aujourd’hui un atout majeur pour la stratégie de marque employeur. Anticiper les besoins et attentes des collaborateurs permet de gagner en efficacité tout en assurant la fidélisation et la retenue des talents. Il est donc indispensable de créer un environnement personnalisé pour les collaborateurs, dans lequel ces derniers peuvent veiller à leur santé et bien-être, et peuvent eux-mêmes consulter leurs avantages en toute autonomie.   

• La dématérialisation du bulletin de paie et des documents RH contribue à augmenter la satisfaction et la productivité des collaborateurs.
• La digitalisation de la gestion des carrières facilite la vie des collaborateurs notamment pour le reporting de leur temps de travail (pointage, congés, absences etc…). Ce processus permet de gagner un temps précieux. 
• Les outils de travail collaboratif facilitant le télétravail jouent un rôle majeur. L’objectif principal pour les RH est d’anticiper les bonnes pratiques managériales afin de faire du télétravail un levier de performance, mais également de permettre l’amélioration de la marque employeur. 
• La stratégie zéro-papier est une politique RSE ambitieuse pour l’entreprise. Mais une telle stratégie marque employeur n’est atteignable qu’à l’aide d’une digitalisation totale des processus RH. La mise à disposition des documents dans un coffre-fort numérique réduit plus globalement l’impact écologique de l’entreprise en supprimant les impressions et en limitant l’empreinte carbone des envois postaux.

Un onboarding réussi est synonyme d’une expérience collaborateur positive ayant pour but de retenir son salarié. Un parcours d’onboarding digitalisé, c’est la porte ouverte à toutes les possibilités en fonction de son image de marque et de son capital créativité ! De cette manière, le nouveau collaborateur participe pleinement à son intégration et devient un véritable ambassadeur au sein de son entreprise.